A busca pela excelência na gestão de uma organização é um objetivo constante para qualquer gerente. Afinal, a excelência não apenas garante a sobrevivência no mercado competitivo, mas também impulsiona a empresa a atingir os melhores valores em Qualidade, Produtividade, Custos, Segurança, Saúde e Meio Ambiente, Satisfação do Cliente e Motivação.
“A excelência é uma das ferramentas mais poderosas do kit de ferramentas de um gestor. É intangível, mas produz resultados muito tangíveis[1]”.
Para alcançar esses objetivos, é necessário adotar estratégias e ferramentas eficazes, e neste caso, eu sugiro as ferramentas da metodologia 5S.
Objetivos dos Gerentes
Os gerentes desempenham um papel fundamental na busca pela excelência. Suas competências comportamentais influenciam nos resultados atingidos pela organização, sobretudo no que toca a qualidade dos produtos[2]. Seus objetivos incluem tornar a organização cada vez mais competitiva, atingindo os melhores valores em Qualidade (Q), Produtividade (P), Custos (C), Segurança, Saúde e Meio Ambiente (HSE), Satisfação do Cliente (D) e Motivação.
Para alcançar esses objetivos, os gerentes precisam reunir determinadas competências. O termo competência pode ter muitos significados, mas em geral engloba questões como conhecimento, habilidades, atitudes e comportamentos relacionados ao desempenho superior[3].
Neste artigo, quero explorar as seguintes competências a fim de poder mostrar como o 5S pode auxiliar os gerentes no desempenho de suas atividades.
Know-how (conhecimento e métodos): Os gerentes devem possuir o conhecimento e as habilidades necessárias para liderar a equipe na busca pela excelência. Isso envolve compreender as melhores práticas em sua área de atuação, bem como as estratégias e técnicas de gestão mais eficazes.
Recursos físicos adequados (ativos): Garantir que a sua área tenha os recursos físicos necessários para operar de maneira eficaz, incluindo instalações, equipamentos e tecnologia.
Pessoas (Qualificação e Postura): Investir na qualificação da equipe é essencial. Além das habilidades técnicas, a postura dos colaboradores também é crucial. Isso envolve comprometimento, ética de trabalho e atitude positiva.
Em que o 5S pode ajudar:
O Programa 5S é uma metodologia que se baseia em cinco princípios japoneses que promovem a organização, a limpeza e a disciplina no ambiente de trabalho. Essa abordagem pode ser uma ferramenta poderosa para os gerentes alcançarem seus objetivos de excelência na gestão. O 5S cria uma base física e comportamental para a obtenção dos objetivos de forma mais eficaz e menos desgastante.
Os significados e resultados do 5S:
O Programa 5S é composto por cinco princípios, cada um com um significado específico e resultados associados:
SEIRI - Ter somente o necessário: Promove o uso racional de recursos, economia, sustentabilidade e a liberação de espaço.
SEITON - Um lugar para cada coisa e cada coisa do seu lugar: Estimula o uso racional do tempo e do espaço, aumentando a produtividade, planejamento e segurança, reduzindo o estresse.
SEISO - Cuidar da limpeza do ambiente: Fomenta o zelo pelas coisas e o senso de propriedade, gerando melhores resultados para a sustentabilidade e confiabilidade, maior vida útil dos ativos e reduzindo custos de manutenção.
SEIKETSU - Criar padrões físicos e comportamentais e cuidar da Saúde: Padroniza ambientes e atitudes, promovendo a autoestima e a saúde dos colaboradores.
SHITSUKE - Manter o ambiente limpo e organizado: Incentiva o cumprimento de normas, procedimentos e regras sem necessidade de cobrança.
Os principais fatores que têm motivado as empresas a implantar o 5S são:
Minha experiência em campo mostra que os principais fatores que levam uma empresa a implantar a metodologia 5S em suas organizações são:
Segurança comportamental: O 5S promove um ambiente de trabalho mais seguro, reduzindo acidentes e incidentes.
Base para ferramentas de qualidade e produtividade: O 5S é a base para a implementação de ferramentas de qualidade como o PDCA (Plan, Do, Check, Act) e melhoria contínua de processos.
Base para Normas Certificadoras: Muitas normas de certificação, como a ISO 9001, incorporam princípios do 5S, tornando-o essencial para a conformidade.
Combate ao desperdício: O 5S elimina desperdícios, tornando os processos mais eficientes e reduzindo custos.
Melhoria das condições de trabalho: Um ambiente organizado e limpo melhora o bem-estar dos funcionários.
Imagem da empresa: Um local de trabalho organizado e limpo reflete positivamente na imagem da empresa perante clientes e parceiros.
De acordo com a Harley-Davidson, a implementação do 5S permitiu otimizar o layout de suas instalações de produção, reduzir desperdícios, melhorar a eficiência da linha de montagem e aumentar a qualidade das motocicletas fabricadas. Isso levou a uma melhoria geral na satisfação do cliente e na competitividade.[4]
A Boeing aplicou os princípios 5S para organizar e padronizar seus processos de fabricação. Isso resultou em menos retrabalhos, aumento da eficiência da produção, redução de tempos de espera e melhor colaboração entre as equipes. Além disso, a organização contribuiu para a segurança no ambiente de trabalho[5].
Ao aplicar o 5S, a Johnson & Johnson melhorou a organização de seus espaços de trabalho, reduziu o desperdício de tempo e recursos, aumentou a eficiência na produção e melhorou a qualidade de seus produtos. Isso também teve impactos positivos na conformidade regulatória e na segurança dos produtos.
A adoção do 5S permitiu à Nestlé melhorar a eficiência da produção, reduzir custos operacionais, garantir a conformidade com os regulamentos de segurança alimentar e melhorar a qualidade de seus produtos. Isso contribuiu para a reputação de qualidade e segurança da Nestlé.
Oportunidades para os Gerentes:
No meu artigo "Alcance suas aspirações: supere desafios e conquiste resultados excepcionais com a metodologia 5S!" eu discuto como os gerentes podem utilizar o 5S para ajudá-los a solucionarem suas dores. Hoje eu procurei aprofundar essa visão, mostrando as diversas oportunidades que podem ser aproveitadas pelos gerentes como parte de sua estratégia de gestão. Eles podem utilizar a metodologia 5S para:
Alinhar esforços com um Programa Corporativo: Integrar o 5S em um programa corporativo de excelência ajuda a direcionar os esforços de toda a organização na mesma direção.
Usar como ferramenta para melhoria de indicadores de performance: O 5S pode contribuir para a melhoria de indicadores-chave, como qualidade, produtividade, custo, segurança e satisfação do cliente.
Auxiliar no Gerenciamento da Rotina: O 5S pode se tornar uma parte essencial do gerenciamento da rotina, garantindo que as práticas de organização e limpeza sejam mantidas consistentemente.
Ser uma área ou processo modelo: Os gerentes podem usar uma área específica da organização como modelo para a implementação do 5S e, em seguida, expandi-lo para outras áreas.
O Papel dos Gerentes para o 5S:
Para que o Programa 5S seja bem-sucedido, os gerentes desempenham um papel crucial:
Definir e monitorar metas: Os gerentes devem estabelecer metas claras relacionadas ao 5S e acompanhar regularmente seu progresso.
Escolher adequadamente facilitadores e dar o devido suporte: Designar facilitadores competentes e apoiá-los é fundamental para a implementação eficaz do 5S.
Apoiar as Lideranças nas melhorias das áreas que não têm autonomia: Às vezes, áreas da organização podem não ter autonomia para implementar o 5S. Nesses casos, os gerentes devem oferecer suporte e orientação.
Inserir o 5S como pauta de reuniões periódicas: Tornar o 5S parte das discussões regulares da equipe demonstra seu comprometimento com o programa.
Conscientizar, apoiar e monitorar os avanços: Os gerentes devem conscientizar a equipe sobre a importância do 5S, oferecer apoio e monitorar os avanços para garantir que o programa seja bem-sucedido.
Realizar visitas surpresas às instalações com o foco para o 5S: Visitas surpresas demonstram o compromisso da liderança com o 5S e incentivam a manutenção das práticas.
Não ser conivente com os problemas do dia a dia e não permitir maquiagens para as auditorias: É importante não ignorar problemas ou permitir que a equipe maquie a situação apenas para cumprir requisitos de auditoria.
Dar o exemplo em seu local de trabalho e em sua postura: Os gerentes devem liderar pelo exemplo, mostrando como o 5S pode ser incorporado em seu próprio trabalho e comportamento.
Conclusão:
Em resumo, o Programa 5S é mais do que uma metodologia de organização e limpeza. É uma ferramenta poderosa que os gerentes podem utilizar para alcançar a excelência na gestão. O 5S é um processo educacional que melhora a eficiência, a segurança e a satisfação dos colaboradores, além de contribuir para a imagem positiva da área e da empresa. Além disso, o 5S é um termômetro do gerenciamento e uma maneira eficaz de avaliar o comprometimento da equipe com a excelência. Portanto, os gerentes que adotam o 5S como parte de sua estratégia estão no caminho certo para alcançar a excelência na gestão.
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